Deze privacy- en cookieverklaring is van toepassing op alle medewerkers, cliënten, leveranciers en vrijwilligers van RIBW K/AM en alle bezoekers van de website van RIBW K/AM. RIBW K/AM is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals omschreven in deze privacyverklaring. Uw privacy wordt door ons gerespecteerd. Wij dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verstrekt vertrouwelijk wordt behandeld. Om deze reden worden de door ons verzamelde persoonsgegevens dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Bij de verwerking van persoonsgegevens nemen wij de geldende wet- en regelgeving op het gebied van privacy in acht. In deze privacyverklaring informeren wij u over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan.

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave
1. Het gebruik van persoonsgegevens
2. Doeleinden van de verwerking
3. Persoonsgegevens
4. Grondslagen van de verwerking
5. Bewaartermijnen
6. Vertrouwelijkheid & verstrekking aan derde partijen
7. Verwijzingen naar websites van derde partijen (via hyperlinks)
8. Beveiliging persoonsgegevens
9. Cookies en privacy
10. Uw rechten
11. Wijzigingen in de privacyverklaring
12. Contactgegevens

1. Het gebruik van persoonsgegevens
Bij het gebruik van onze diensten en website laat u bepaalde gegevens bij ons achter, waaronder persoonsgegevens. Wij verzamelen, bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken. 

2. Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het uitvoeren van dienst-/hulpverlening;
• het uitvoeren van een overeenkomst;
• het gebruik maken van de functionaliteiten op onze website https://www.ribw-kam.nl;
• het inschrijven bij RIBW K/AM;
• het uitvoeren van financiële verantwoording;
• het registreren van vrijwilligers, sollicitanten en werknemers;
• het uitvoeren van communicatie;
• het uitvoeren van relatiebeheer;
• het uitvoeren van archivering;
• het uitvoeren van promotie en marketing;
• het nakomen van wettelijke verplichtingen;
• het uitvoeren van bedrijfsprocessen, managementrapportages en intern management;
• het uitvoeren van statistische analyses.

Wij zullen uw persoonsgegevens niet voor andere dan bovengenoemde doeleinden verwerken, tenzij u daar vooraf toestemming voor heeft gegeven of wij dit op grond van de wet mogen of moeten doen.

3. Persoonsgegevens

Afhankelijk van de dienst waarvan u gebruik maakt, kunnen wij de volgende gegevens verzamelen:

• Adres
• Arbeidscontract
• Bankrekeningnummer
• Begeleidingsplan
• Bijzondere juridische status
• BSN-nummer
• Burgerlijke staat
• CV
• Datum indienst-/uitdienstreding
• Datum in zorgname en uit zorgtreding
• Dagrapportage
• Datum ziekmelding/betermelding
• Diagnose en gegevens behandelaar
• Dienstverband
• E-mailadres
• Foto
• Functie
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Gegevens huishouden
• Gegevens zorgverzekeraar
• ID-nummer/documentnummer
• Inkomstenbron
• Inloggegevens
• Kopie legitimatie
• Naam
• Nationaliteit
• Opleidingsgegevens
• Plan van aanpak
• Postcode
• Rapportage bedrijfsarts
• Sollicitatiebrief
• Telefoonnummer privé/zakelijk
• Verzuim
• Verklaring Omtrent Gedrag
• Voortgangsrapportage
• Werklocatie
• Woonplaats
• Bijzonderheden t.b.v. planning
• Zorgovereenkomst

4. Grondslagen van de verwerking

Wij mogen alleen persoonsgegevens van u verwerken, indien wij dat doen op basis van een juridische grondslag. In dit kader verwerken wij uw persoonsgegevens voor de volgende juridische grondslagen, zoals neergelegd in artikel 6 lid 1 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):
• wettelijke grondslag;
• uitvoering van een overeenkomst;
• gerechtvaardigd belang;
• toestemming;
• vitale belangen van de betrokkene.

5. Bewaartermijnen

Wij zullen uw gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de in deze privacyverklaring beschreven doeleinden, tenzij een langer bewaartermijn nodig is op grond van een wettelijke verplichting. Verder houden wij rekening met sectorspecifieke wetgeving en de richtlijnen die worden voorgeschreven door de Autoriteit Persoonsgegevens.

6. Vertrouwelijkheid & verstrekking aan derde partijen

Bij RIBW K/AM worden alle persoonsgegevens als vertrouwelijk geclassificeerd. Elke medewerker kent de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens en handelt hiernaar. Ook personen voor wie uit hoofde van hun functie, beroep of wettelijk voorschrift geen geheimhoudingsplicht geldt, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen of hebben genomen.

Wij verstrekken uw persoonsgegevens in beginsel alleen aan derde partijen, indien u daar zelf toestemming voor heeft gegeven. Gegevensverstrekking zonder uw toestemming vindt uitsluitend plaats, indien dit noodzakelijk is om de overeenkomst met u te kunnen uitvoeren of een wettelijke verplichting dat voorschrijft.

7. Verwijzingen naar websites van derde partijen (via hyperlinks)

Op onze website hebben wij verwijzingen opgenomen naar websites van derden. Wij maken u er graag op attent dat wanneer u deze websites bezoekt, de voorwaarden uit de privacyverklaring van deze derden van toepassing zijn. Wij raden u aan om de privacyverklaring van deze websites goed door te lezen, voordat u daar gebruik van maakt.

8. Beveiliging persoonsgegevens

Om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen, hebben wij passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen. Dit doen wij om uw gegevens zo adequaat en efficiënt mogelijk te beveiligen tegen verlies of onrechtmatig gebruik.

8.1 Datalek

Ondanks de beveiligingsmaatregelen die door RIBW K/AM worden gehanteerd, kan een kans op een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, verlies, wijzigen of ongeoorloofd verstrekken van of ongeoorloofde toegang tot doorzenden, opslaan of anderszins verwerking van persoonsgegevens (datalek) niet geheel worden uitgesloten.

De verantwoordelijkheden en procedures voor het beheer van datalekken zijn gedocumenteerd in het protocol Datalekken. Tevens zijn hier procedures voor het rapporteren van datalekken, alsmede de reactie vastgelegd teneinde een tijdige, doeltreffende en gepaste reactie te bewerkstelligen.

Medewerkers zijn van de procedures voor het rapporteren van datalekken op de hoogte gebracht middels diverse communicatiestrategieën, ter bevordering van het bewustzijn. Vastgestelde of vermoedens van een datalek worden per direct via een intern kwaliteitssysteem gemeld bij de Privacy Experts. De Privacy Expert administreert, classificeert, onderzoekt en handelt het datalek af.

Verlies, vermissing of diefstal van apparatuur die gegevens van de organisatie bevatten worden direct gemeld bij afdeling ICT via het selfserviceportaal en buiten kantooruren bij het bekende telefoonnummer.

De Functionaris Gegevensbescherming (FG) beheert de aangemelde incidenten, onderneemt conform het protocol actie en rapporteert de status en voortgang aan het bestuur. Het bestuur besluit op basis van het advies van de FG en het bedrijfsrisico of een datalekmelding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en eventueel bij de betrokkene moet worden gemeld.

Van afgehandelde datalekken (zonder inhoud van persoonsgegevens) wordt een audit door een externe partij uitgevoerd. Aan de hand van dit audit wordt het bestuur geïnformeerd met als doel processen omtrent het afhandelen van een datalek te verbeteren. 

9. Cookies en privacy

RIBW K/AM maakt op de website gebruik van cookies om bepaalde functionaliteiten optimaal te kunnen laten werken en om te begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken. Deze informatie kan ervoor zorgen dat RIBW K/AM de website kan verbeteren zodat het gebruikersgemak vergroot kan worden. Om deze doelstelling te bereiken verzamelt ribw-kam.nl de IP-adressen van bezoekers. Deze worden opgeslagen in logfiles, deze logfiles worden niet langer dan het behalen van de doelstelling bewaard. Hierbij wordt een maximaal bewaartermijn van 2 jaar gehanteerd.

De gegevens die RIBW K/AM verzameld worden uit de logfiles van de webserver gehaald en zijn als volgt:
• gebruikte apparatuur en software waarmee de site is bezocht;
• gebruikte links om op de website van RIBW K/AM te komen;
• gebruikte links binnen de website van RIBW K/AM;
• gebruikte zoektermijn in de zoekmachine op de website zelf.

RIBW K/AM heeft maatregelen getroffen om de herleidbaarheid van bezoekers aan de website zo veel mogelijk te beperken. Dit doen we door onmiddellijk na het importeren van de logfiles de laatste 2 cijfergroepen van elk IP-adres te verwijderen. Dit gebeurt voordat de IP-adressen worden opgeslagen, zodat er geen mogelijkheid is om via back-ups de gegevens terug te plaatsen. Na het verwijderen van de 2 laatste cijfergroepen van een IP-adres is er geen sprake meer van een verwerking van persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Doorgifte van de verzamelde gegevens aan derden vindt niet plaats, tenzij dit noodzakelijk is om aangifte te doen wegens strafbare feiten die zijn begaan. 

9.1 Cookies

De cookiewetgeving (Telecommunicatiewet) vereist toestemming van bezoekers voor het plaatsen van cookies. Hierbij wordt een uitzondering gemaakt voor cookies die niet privacygevoelig zijn, zoals bijvoorbeeld cookies die webstatistieken bijhouden. Hieruit valt af te leiden dat cookies die geen of weinig inbreuk maken op de privacy geen toestemming behoeven van de bezoeker. Dit zijn vaak cookies die een website optimaal laten functioneren. In deze categorie vallen ook de analytische cookies van RIBW K/AM.

Meer specifiek worden de volgende gegevens verzameld:
• gebruikte apparatuur en software;
• gebruikte links om op de website te komen;
• gebruikte links binnen de website;
• gebruikte zoektermen in de zoekmachine van de website van RIBW K/AM.

De verzamelde gegevens worden slechts gebruikt voor het verbeteren van de website en het verhogen van gebruiksgemak.

9.2. Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine informatiebestanden die bij een bezoek aan de website wordt opgeslagen op het apparaat waarmee u onze website bezoekt. Cookies maken het mogelijk om jouw webbrowser te herkennen. Dit is handig omdat u bijvoorbeeld niet steeds opnieuw eventuele gegevens hoeft in te voeren, voorkeuren hoeft aan te geven of uw instellingen hoeft aan te passen. Op die manier kunnen we ook onze website beter laten werken en inzicht krijgen in het bezoekersgedrag op de website. De cookies brengen in geen geval uw apparaat waarmee u de website bezoekt, in gevaar. 

9.3 Soorten cookies

Cookies zijn er in verschillende soorten en maten. Hierbij maken wij een onderscheid tussen functionele-, analytische- en trackingcookies.Functionele cookies zijn cookies die noodzakelijk zijn om de website goed te laten werken en om ervoor te zorgen dat de website een consistent uiterlijk vertoont. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het snel opsporen van correcte (gewenste) informatie elke keer dat u de website bezoekt. Hieronder vind u per cookie-categorie terug welke cookies er worden ingezet, door wie, de doelstelling, bewaartermijn en het type van de cookie.

Analytische cookies worden gebruikt om te analyseren hoe de website wordt gebruikt zodat de prestaties van de website gemeten en verbeterd kunnen worden. Denk hierbij aan hoe vaak de website wordt bezocht, welke pagina’s het meest worden bekeken en hoe u op onze website aankomt.

Via onze website worden analytische cookies geplaats van het bedrijf Google inc. RIBW K/AM gebruikt deze dienst om inzichtelijk te krijgen hoe de website door bezoekers wordt gebruikt. Hieronder kunt u lezen welke cookies, door wie, met welk doel, bewaartermijn en type worden ingezet.

NB. Indien u niet wil dat Google Analytics uw gegevens gebruikt dan is het mogelijk om de Google Analytics Opt-out Browser Add-on te downloaden. Deze add-on blokkeerd de JavaScript-code van Google Analytics. Meer specifiek, de codes _ga.js, _analytics.js en _dc.js.

Uit het voorgaande kunt u opmaken dat Google optreedt als Verwerker bij de verwerking van persoonsgegevens door RIBW K/AM. RIBW K/AM heeft daarom een verwerkersovereenkomst met Google inc. afgesloten.

Wij hebben Google niet toegestaan om de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor eigen doeleinden of andere Google-diensten. De informatie die Google verzameld wordt zoveel mogelijk geanonimiseerd. Hierbij heeft Google het laatste cijfergedeelte van het IP-adres afgeschermd. Op deze manier kan zowel Google als RIBW K/AM de IP-adres niet herleiden naar individuele bezoekers van de website.

De door Google verzamelde informatie wordt opgeslagen op de servers van Google in de Verenigde Staten. Om de privacy te waarborgen is Google aangesloten bij het Safe Harbor Programma van het Ministerie van Handel (Verenigde Staten). De doorgifte van eventuele persoonsgegevens is uitgesloten behalve wanneer Google wettelijk verplicht wordt om deze gegevens te delen. Daarnaast is het mogelijk dat Google inc. derden kan inzetten om de informatie te verwerken, maar dat neemt niet weg dat de IP-adressen afgeschermd wordt. Voor meer informatie kunt u via de volgende link de privacy policy van Google inc. nalezen.

9.4 Tracking cookies

Tracking cookies zijn cookies die het surfgedrag van de bezoeker volgen. Op deze manier kan een adverteerder aan de hand van het surfgedrag gepersonaliseerde advertenties tonen. RIBW K/AM maakt geen gebruik van trackingcookies.

9.5 Social media

RIBW K/AM heeft op de website social media buttons opgenomen met een directe link naar de pagina’s van RIBW K/AM op LinkedIn en Twitter. Deze knoppen worden gerealiseerd door de code die wordt aangeleverd door het social media platform zelf. Hieronder kunt u de privacyverklaring terugvinden van beide platforms.

• LinkedIn
• Twitter

9.6 Cookies blokkeren of verwijderen

Via uw browser is het mogelijk om cookies te blokkeren. Indien u ervoor kiest om alle cookies te blokkeren dan kan de website minder goed weken. Het is ons advies om dan alleen de ongewenste cookies uit te schakelen via de instellingen van uw browser. Als u cookies wil verwijderen van uw computer dan verschillen de stappen die u moet nemen, afhankelijk van de browser die u gebruikt. Hieronder vindt u per browser een link naar de website van de aanbieder waar stapsgewijs wordt omschreven hoe u cookies kan blokkeren of verwijderen.

• Internet Explorer
• Google Chrome
• Firefox
• Edge
• Safari

Ook is het mogelijk om de cookies die zijn opgeslagen op uw smartphone of tablet te blokkeren of te verwijderen. Hieronder kunt u voor zowel voor een iOS- als een Android besturingssysteem een stappenplan volgen om uw cookies te verwijderen.
• iOS
• Android

Het is ook mogelijk om door middel van zogenaamde ‘adblockers’, privacy onvriendelijke reclame- cookies te blokkeren. Hierdoor worden er geen cookies opgeslagen op uw apparaat.

10. Rechten

Wanneer u persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, heeft u verschillende rechten die u kunt uitoefenen. Hieronder worden uw rechten en de procedure beschreven hoe u uw rechten kunt gebruiken.

10.1 Rechten

10.1.1 Recht op inzage
U heeft het recht om bij ons op te vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken. Wij streven ernaar om uw verzoek op inzage z.s.m., maar uiterlijk binnen vier weken, in behandeling te nemen.

10.1.2 Recht op wijziging en verwijdering
Indien uw gegevens niet kloppen of onvolledig zijn, dan is het mogelijk dat u ons verzoekt om uw gegevens te wijzigen of aan te vullen. Ook kunt u een verzoek indienen om uw persoonsgegevens te verwijderen. Wij streven ernaar om uw verzoek z.s.m., maar uiterlijk binnen vier weken, in behandeling te nemen. Houdt u rekening met de mogelijkheid dat wij soms niet al uw gegevens kunnen verwijderen omdat wij gebonden zijn aan wettelijke verplichtingen, zoals bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht.

10.1.3 Recht op beperking
Het is mogelijk dat u verzoekt dat wij uw gegevens tijdelijk niet meer verwerken in afwachting van een ander verzoek zoals uw verzoek tot wijziging. Wij streven ernaar om binnen een periode van maximaal vier weken na het indienen van een verzoek u te voorzien van een reactie.

10.1.4 Recht op dataportabiliteit
De wet biedt de mogelijkheid dat u ook een verzoek kunt indienen om uw gegevens in een machine leesbare vorm overgedragen te krijgen. Indien u een dergelijk verzoek indient zullen wij ernaar streven om het verzoek binnen een periode van vier weken in behandeling te nemen.

10.1.5 Recht op bezwaar
U heeft het recht om bezwaar te maken op een verwerking wanneer wij de verwerking baseren op een gerechtvaardigd belang. Uw bezwaar zal uiterlijk binnen een maand inhoudelijk in behandeling worden genomen. Hierbij wordt de belangenafweging opnieuw uitgevoerd waarbij uw zienswijze wordt meegenomen in de belangenafweging.

10.2 Procedure inroepen rechten

Voor het inroepen van alle rechten geldt dat de privacyfunctionaris contact met u opneemt om uw identiteit vast te stellen. Hiervoor zal de privacyfunctionaris drie persoonlijke gegevens opvragen die reeds bij ons bekend zijn en waarvan slechts de bezitter van de persoonsgegevens deze kan beantwoorden.

Ook is het mogelijk dat de privacyfunctionaris u kan vragen om een kopie van uw identiteitsbewijs. Mocht dit het geval zijn dan kunt u hiervoor de KopieID applicatie van de rijksoverheid gebruiken. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.
U kunt uw verzoek bij ons kenbaar maken door een e-mail te sturen naar privacyloket@ribw-kam.nl. Wij streven ernaar om zo spoedig mogelijk – en in ieder geval binnen vier weken – op uw verzoek te reageren.

11. Wijzigingen in de privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Het verdient dan ook aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

12. Contactgegevens

Mocht u, na het lezen van onze privacyverklaring, nog vragen en/of opmerkingen hebben dan kunt u contact met ons opnemen op de volgende twee manieren:

1. Door een mail te sturen naar privacyloket@ribw-kam.nl; of
2. door een brief te sturen naar:
RIBW K/AM
Privacyloket
Diakenhuisweg 11
2033 AP Haarlem

Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 10 september 2024.